Het organiseren van een online perinatale audit

Perinatale audit

Het organiseren van een perinatale audit
Het organiseren van auditbijeenkomsten kan zowel fysiek als online. Tijdens de COVID19-periode is de online audit ontstaan, echter heeft het fysiek bij elkaar komen om een casus te bespreken de voorkeur. Tijdens een fysieke bijeenkomst, vindt er een betere bespreking plaats, zo leert de ervaring. Perined adviseert daarom een fysieke audit bijeenkomst te organiseren. Wij hebben een aantal regels opgesteld waaraan een audit bijeenkomst moet voldoen.

Proces van perinatale audit

De auditwerkgroep bepaald de casus, organiseert de bijeenkomst en bereid deze voor
Vooraf aan de auditbijeenkomst is er een voorbespreking met betrokken zorgverleners, de auditwerkgroep en de voorzitter van de audit (en de regiocoördinator)
De voorzitter van de auditbijeenkomst is niet afkomstig uit het eigen VSV
Er zijn minimaal twee personen uit elke beroepsgroep, betrokken bij het VSV en/of de casus, aanwezig bij de audit. Dit om de zorg beter te kunnen evalueren en eventuele verbeterpunten vast te stellen bij hun beroepsgroep*
De audit wordt geëvalueerd via eva.perined.nl
De evaluaties worden nadien besproken met de voorzitter van de auditbijeenkomst
De auditresultaten worden binnen 4 weken na de auditbijeenkomst ingevoerd in de Perinatale Audit Assistent (PAA)

*De minimale bezetting van een auditbijeenkomst is dus: Twee gynaecologen, twee kinderartsen, twee klinisch verloskundigen, twee eerstelijn verloskundigen, twee verpleegkundigen, de leden uit het lokale auditteam, de betrokken zorgverleners, eventueel genodigden zorgverleners uit een andere beroepsgroep indien betrokken in de casus (te denken aan ambulancepersoneel, kraamzorg, patholoog) en eventueel nog een paar zorgverleners in opleiding.

Inhoud van de perinatale audit

De audit wordt altijd gestart met huisregels
o In de audit bevragen zorgverleners elkaar en leren van elkaar
o In de audit wordt niet geoordeeld en is het doel niet om een schuldige aan te wijzen
o De audit is anoniem, zowel als het gaat om gegevens van de patiënt en de zorgverlener
In de audit wordt melding gemaakt van de voortgang van aanbevelingen uit vorige audits
De voorzitter is onafhankelijk, onpartijdig en begeleidt het proces
De conclusies en aanbevelingen worden SMART geformuleerd en toegewezen aan een probleemhouder
Deze regels gelden ook voor audits die worden gehouden in een 'petit comité'

Hulpmiddelen in de voorbereiding van een perinatale audit
Voor het voorbereiden en uitvoeren van een perinatale audit kunt u gebruik maken van de diverse handleidingen en hulpmiddelen die Perined heeft ontwikkeld:

Handleiding voor het voorbereiden en uitvoeren van een perinatale audit
Een overzichtelijk stappenplan met betrekking tot het voorbereiden en uitvoeren van een perinatale audit.
Auditplanner
Een handig hulpmiddel bij de voorbereiding van de perinatale audit. Hierop vul je de datum van de audit in en vervolgens kan je zien wat en wanneer er geregeld moeten worden.
Basispowerpoint perinatale audit
Een handig hulpmiddel waarin u enkel nog lokale aanpassingen en de casus zelf in hoeft te voeren.
Handleiding perinatale audit assistent (PAA)
Handleiding PAA, snel aan de slag
Presentielijst voor deelname aan de perinatale audit

Extra informatie met betrekking tot een online audit
Perined heeft geconstateerd dat er inmiddels veel ervaring is opgedaan met online vergaderen en ook met een onlineauditbijeenkomst. Online audit bijeenkomsten worden gezien als een goed alternatief wanneer een fysieke auditbijeenkomst niet te realiseren is.

Organiseer de audit altijd in samenwerking met het regioteam.
Het is handig om met een klein aantal personen uit het auditteam tijdens de onlinebijeenkomst in een fysieke ruimte bij elkaar te zijn om de regie over de vergadering te kunnen houden. Ieder lid van de groep die samen zit moet zich wel voorstellen aan het begin van de audit. Beter is dat ieder zelf achter een scherm zit, maar dat vergt discipline met het geluid uit, i.v.m. rondzingen van het geluid. De voorzitter van de audit komt van elders en die zit dan ook meestal niet in die zaal.
Zorg bij elke audit voor een procesfacilitator en een procesbegeleider. De facilitator is er voor de technische ondersteuning. De procesbegeleider ondersteunt de voorzitter in het leiden van de vergadering. Hij/zij verzorgt de presentatie, houdt de chat bij, helpt bij het toewijzen van de spreektijd etc.
De audit wordt gepresenteerd via een presentatie (scherm delen).
Het CV wordt niet gedeeld op het scherm.
De CV-makers kunnen eventuele vragen beantwoorden, zij hebben wel een CV voor zich, evenals de voorzitter van de audit.
Het maximumaantal deelnemers bij een online audit is 30 - 35 personen. Dit aantal is online nog te overzien.
Van iedere deelnemer wordt verwacht dat hij/zij actief meedoet in de audit. Kies bijvoorbeeld van elke verloskundige praktijk één afvaardiging.
Iedere deelnemer moet worden uitgenodigd tot deelname. In de uitnodiging wordt melding gemaakt van de geheimhoudingsplicht.

Het online deelnemen aan een perinatale audit

Iedere deelnemer wordt uitgenodigd tot deelname. In de uitnodiging wordt melding gemaakt van de geheimhoudingsplicht. Accepteren van deze uitnodiging staat voor het tekenen voor geheimhouding.
Iedere deelnemer staat geregistreerd met naam en functie.
Iedere deelnemer geeft aan om alleen in een afgesloten ruimte deel te nemen aan de vergadering.
Iedere deelnemer belooft de inhoud van de presentaties en de vergadering niet te delen met anderen, of aan te wenden voor andere doeleinden.
De deelnemer meldt zich en moet worden toegelaten. Bij toelating zet de deelnemer altijd de camera aan en het geluid uit. De camera blijft aan tot het einde van de vergadering. De deelnemer zorgt ervoor dat zijn/haar gezicht goed in beeld is.
• Vragen en opmerkingen worden kenbaar gemaakt middels handopsteken of via de chat.