Het organiseren van een online perinatale audit

Perinatale audit

Het organiseren van auditbijeenkomsten kan zowel fysiek als online. Omdat nu veel van de Covid-maatregelen vervallen zijn heeft het fysiek bijelkaar komen om een casus te bspreken de voorkeur, omdat er dan een betere bespreking plaats vindt, zo leert de ervaring. Wij adviseren daarom als het kan een fysieke audit te organiseren, maar daarvoor moeten wel de mogelijkheden aanwezig zijn zoals een goede zaal met voldoende ruimte en ventilatie. Daarom laten we de verantwoordelijkheid bij de lokale VSV's.

Perined heeft geconstateerd dat er inmiddels veel ervaring is opgedaan met het online vergaderen en ook met de online audit en dat het een goed alternatief is voor de fysieke auditbijeenkomst. Wij hebben een aantal regels opgesteld waaraan een online vergadering moet voldoen.

Het organiseren van een online perinatale audit

Organiseer de audit altijd in samenwerking met het regioteam.

Het is handig om met een klein aantal personen uit het auditteam tijdens de online bijeenkomst in een fysieke ruimte bij elkaar te zijn om de regie over de vergadering te kunnen houden. Ieder lid van de groep die samen zit moet zich wel voorstellen aan het begin van de audit. Beter is dat ieder zelf achter een scherm zit, maar dat vergt discipline met het geluid uit, i.v.m. rondzingen van het geluid. De voorzitter van de audit komt van elders en die zit dan ook meestal niet in die zaal.
Zorg bij elke audit voor een procesfacilitator en een procesbegeleider. De facilitator is er voor de technische ondersteuning. De procesbegeleider ondersteunt de voorzitter in het leiden van de vergadering. Hij/zij verzorgt de presentatie, houdt de chat bij, helpt bij het toewijzen van de spreektijd etc.
De audit wordt gepresenteerd via een presentatie (scherm delen).
Het CV wordt niet gedeeld op het scherm.
De CV-makers kunnen eventuele vragen beantwoorden, zij hebben wel een CV voor zich, evenals de voorzitter van de audit.
Het maximum aantal deelnemers bij een online audit is 30 - 35 personen. Dit aantal is online nog te overzien.
Van iedere deelnemer wordt verwacht dat hij/zij actief meedoet in de audit. Kies bijvoorbeeld van elke verloskundige praktijk één afvaardiging. (behalve de eventuele betrokken verloskundige praktijk)
Iedere deelnemer moet worden uitgenodigd tot deelname. In de uitnodiging wordt melding gemaakt van de geheimhoudingsplicht.

Uiteraard gelden ook nog steeds de ‘gewone’ regels voor het organiseren van een perinatale audit:

Proces van perinatale audit

Er is een voorbespreking met betrokken zorgverleners, de auditgroep en de voorzitter van de audit (en regiocoördinator)
De voorzitter komt niet uit het eigen VSV
Er zijn minimaal twee personen uit elk bij het VSV betrokken beroepsgroep aanwezig bij de audit, om zo te kunnen evalueren en eventuele verbeterpunten vast te stellen bij hun beroepsgroep.
De audit wordt geëvalueerd via eva.perined.nl
Deze evaluaties worden ook besproken met voorzitter van de audit
De auditresultaten worden binnen 4 weken na de audit ingevuld in de Perinatale Audit Assistent (PAA)

Inhoud van de perinatale audit

De audit wordt gestart met huisregels
In de audit wordt melding gemaakt van de voortgang van aanbevelingen uit vorige audits
De voorzitter is onafhankelijk, onpartijdig en zit voor op het proces
De conclusies en aanbevelingen worden SMART geformuleerd en toegewezen aan een probleemhouder

De minimale bezetting van een auditbijeenkomst is dus: twee gynaecologen, twee kinderartsen, twee klinisch verloskundigen, twee 1e lijn verloskundigen en twee verpleegkundigen + het lokale auditteam + betrokken zorgverleners + eventueel nog een paar zorgverleners in opleiding.

Het online deelnemen aan een perinatale audit.

Iedere deelnemer wordt uitgenodigd tot deelname. In de uitnodiging wordt melding gemaakt van de geheimhoudingsplicht. Accepteren van deze uitnodiging staat voor het tekenen voor geheimhouding.
Iedere deelnemer staat geregistreerd met naam en functie.
Iedere deelnemer geeft aan om alleen in een afgesloten ruimte deel te nemen aan de vergadering.
Iedere deelnemer belooft de inhoud van de presentaties en de vergadering niet te delen met anderen, of aan te wenden voor andere doeleinden.
De deelnemer meldt zich en moet worden toegelaten. Bij toelating zet de deelnemer altijd de camera aan en het geluid uit. De camera blijft aan tot het einde van de vergadering. De deelnemer zorgt er voor dat zijn/haar gezicht goed in beeld is.
Vragen en opmerkingen worden kenbaar gemaakt middels hand opsteken of via de chat.